«Нам нужно внедрить ТОиР. Помогите нам, пожалуйста!». Так выглядит самый частый запрос, с которым к нам обращаются клиенты. Но можно ли "внедрить ТОиР"? О чем нас пытаются попросить?
В целом, ситуация вполне понятна. Много лет служба ТОиР работала по методичке «Положение о планово-предупредительных ремонтах оборудования и транспортных средств на предприятиях Министерства цветной металлургии СССР», утвержденной в 1981 году.
Но меняются технологии ремонтов, диагностик, а также возрастают требования к эффективности обслуживания.
Руководство компании хочет улучшать отдачу от своих активов, снижать затраты на сервис, делать процессы обслуживания более управляемыми и прозрачными. За решением этой задачи они обращаются к нам. Можно разделить их запросы на три группы:
- Одни хотят выстроить или улучшить свои бизнес-процессы ТОиР. Для этого они просят провести аудит и помочь составить план оптимизации технического обслуживания.
- Другие находятся на этапе внедрения информационной системы управления ТОиР и спрашивают нас, с чего им стоит начать, чтобы внедрение прошло успешно.
- Третьи компании уже внедрили информационную систему, но недовольны результатом. В этом случае нас просят помочь улучшить ее.
Внедрение информационной системы управления ТОиР является для предприятий наиболее понятным шагом, так как, как правило, они к этому моменту уже имеют опыт автоматизации бизнес-процессов (бухгалтерия, кадры, склад, логистика, производственные процессы и др.) и знают, хотя бы в общих чертах, что им предстоит.
А вот выстраивание и улучшение процессов ТОиР для большинства руководителей сервисной службы — неизведанное поле. Они зачастую пребывают в так называемом «круге отчаяния», борясь с постоянными отказами, когда аварийное выполнение работ приводит к снижению общего уровня надежности оборудования, что в свою очередь приводит к новым и новым непредвиденным отказам. Времени на повышение своих компетенций и на улучшение обслуживания катастрофически не хватает, и круг отчаяния замыкается. Сервисная служба затрудняется связать свой сложившийся опыт и море информации о современных подходах к обслуживанию.
В нашем очередном уроке ШКОЛЫ ТОИР мы предлагаем разобраться, на что стоит опираться при оптимизации процессов технического обслуживания и, в том числе, автоматизации ТОиР.
*****
Для начала разберемся с терминологией.
БАЗОВАЯ ТЕРМИНОЛОГИЯ
ТОиР — это аббревиатура это аббревиатура от слов: Техническое Обслуживание и Ремонт (иногда вы можете встретить термин ТОРО — Техническое Обслуживание и Ремонт Оборудования). Сегодня этим понятием называют комплекс технологических операций и организационных действий по поддержанию работоспособности или исправности объекта при использовании по назначению, ожидании, хранении и транспортировании, а также по восстановлению работоспособности, исправности и ресурса объекта и/или его составных частей. В англоязычной литературе вместо термина ТОиР вы встретите слово Maintenance.
Служба ТОиР (ремонтная служба, сервисная служба) — подразделение предприятия, как правило, подчиняющееся Главному механику (ОГМ), или, иногда Главному инженеру, выполняющее мероприятия по техническому обслуживанию и ремонту оборудования (см. определение выше).
Бизнес-процесс — это установленная последовательность действий, требующая определенного входа, достигающая определенного выхода и использующая определенные ресурсы, которая служит для реализации работы или услуги для клиента.
Типовые бизнес-процессы технического обслуживания, которые заложены в основу структуры большинства информационных систем управления ТОиР:
- Учет оборудования и нормативов
- Учет показателей эксплуатации
- Планирование ремонтов
- Управление материально-техническим обеспечением ремонтов
- Управление персоналом
- Управление нарядами и работами
- Управление документацией
- Анализ эффективности и формирование отчетности
Автоматизация бизнес-процессов — это оцифровка, упрощение и ускорение бизнес-процессов через программное обеспечение с использованием компьютерных информационных систем.
ИСУ ТОиР — информационная система управления ТОиР.
*****
Теперь, когда мы договорились о терминологии, давайте посмотрим, откуда приходит запрос «Нам нужно внедрить ТОиР».
ВНЕДРЕНИЕ ИСУ ТОиР
Автоматизация бизнес-процессов — тренд нашего времени. Все предприятия сегодня стремятся внедрить и использовать программные средства для оптимизации и ускорения протекания бизнес-процессов. Таких программных средств множество, есть среди них и специализированные программы для управления процессами ТОиР. И вот тут начинается путаница в головах.
Термин «внедрение» в большей мере относится к программному обеспечению. Компании, занимающиеся разработкой программного обеспечения для управления ТОиР, как правило, выделяют следующие этапы внедрения:
- Обследование бизнес-процессов — определение целей и задач проекта.
- Паспортизация — формирование полной структурированной «библиотеки активов».
- Интеграция и адаптация — обеспечения обмена данными с уже работающими на предприятии системами учета и мониторинга данных.
- Подготовка персонала — обучение пользователей работе в системе.
- Опытно-промышленная эксплуатация — выполнение дополнительных настроек, необходимость в которых выявляется при начале эксплуатации системы.
Сюда следует добавить определение количества пользователей системы, обновление серверов, создание рабочих мест для пользователей и т.п. мероприятия.
Обычно с процессом внедрения информационной системы управления ТОиР хорошо справляются сторонние IT-компании, или собственные IT-службы предприятия.
Но где же здесь участие службы ТОиР? В основном оно заключается в создании каталога оборудования («библиотеки активов») по заданному информационной системой шаблону и в обучении последовательности действий в информационной системе.
Приносит ли такое «внедрение ТОиР» пользу предприятию? Вы можете сами ответить на этот вопрос. Наш опыт говорит, что нет. Чаще всего происходит обратное — нагрузка на персонал ТОиР только возрастает. Большинство продолжают работать по-старому, ведут бумажные журналы дефектов, подают заявки на работы в устной форме, в виде записок на стол механику, по телефону, в мессенджерах и т.д. И уже потом, после выполнения работ, задним числом заносят в информационную систему и саму заявку, и отчет по выполненной работе. Причем заявка может выглядеть как «Насос не работает», а отчет как «Выполнен ремонт насоса».
Часто это происходит из-за формального проведения обследования бизнес-процессов и паспортизации оборудования. Существующие бизнес-процессы, как правило, не описаны и не совпадают с логикой внедряемых программ, а за паспортизацию отвечает бухгалтерия, у которой дерево оборудования служит для целей учёта оборудования, но не для целей обслуживания.
На самом деле, логика большинства компьютерных программ (CMMS — Computerized Maintenance Management System) для сервисных служб имеет схожую структуру и учитывает многие современные практики. Но в программах отражается только верхушка айсберга сервисных процессов. ИСУ ТОИР хорошо систематизируют и упрощают анализ, сбор данных, хранение информации и т.д. Но они не выполняют сами работу по практикам обслуживания. Например, они не составят план работы, не соберут данные о сервисных операциях, не закажут правильную запасную часть, не будут поддерживать достоверную конфигурацию оборудования и т.д.
*****
В чем же причина неэффективного использования внедренной ИСУ ТОиР?
Кажется, те, кто обращаются к нам с запросом «Нам нужно внедрить ТОиР» интуитивно подозревают, что одного внедрения информационной системы недостаточно.
С чего нужно начинать процесс оптимизации ТОиР, в том числе и автоматизацию ТОиР, которая является лишь одним из инструментов оптимизации?
Если вы планируете внедрение информационной системы управления ТОиР, или уже находитесь в процессе ее внедрения, то вам необходимо привести свои процессы обслуживания к той модели, которая задана в информационной системе (к базовой версии или к ее адаптированной для вашего предприятия конфигурации). Четко понимать, что должно быть на входе и на выходе этих процессов. Что происходит внутри процессов, какие роли задействованы в этих процессах и какие практики выполняются.
Если вы еще не готовы к внедрению информационной системы, или наоборот, давно ее используете, но не довольны эффективностью использования — ваши действия должны быть такими же. Ведь конечной целью ваших действий в любом случае является повышение эффективности и результативности технического обслуживания.
Другого пути нет — необходимо разобраться, как должна быть выстроена система технического обслуживания на предприятии, и как добиться согласованности действий между разными отделами и сотрудниками предприятия для достижения этой цели.
Обратимся к мировому опыту, ведь известно, что все уже придумано до нас.
КОНЦЕПЦИЯ ТЕХНИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ
Глобальный форум по техническому обслуживанию и управлению активами (GFMAM) — это некоммерческая организация, основанная для продвижения и развития профессий в области технического обслуживания и управления активами путем обмена знаниями, стандартами и практиками. В форум входят организации-члены из разных стран — Европейская федерация национальных обществ технического обслуживания, Институт управления активами, Японский институт технического обслуживания, Канадская ассоциация управления активами, Южноафриканская ассоциация управления активами, Сообщество специалистов по техническому обслуживанию и надежности и др.
Среди прочих документов, разработанных GFMAM, в рамках этого урока хочется выделить один — Концепцию технического обслуживания (The Maintenance Framework).
Целью концепции обслуживания является развитие и содействие общему пониманию роли и ценности технического обслуживания, а также того, как оно способствует достижению бизнес-результатов. Этот документ предоставляет информацию о:
- Принципах технического обслуживания.
- Дисциплинах (областях) технического обслуживания и управления ими, включая их роль в управлении активами на всех этапах их жизненного цикла.
- Практиках технического обслуживания, которые относятся к тем или иным областям ТОиР.
- Соответствующих международных стандартах.
Концепция технического обслуживания также закладывает основу для понимания того, какие компетенций в области технического обслуживания необходимы предприятию, а также для возможности сравнительного анализа методов технического обслуживания.
Вы можете самостоятельно познакомиться с этим документом на сайте GFMAM (на английском языке): https://www.gfmam.org/sites/default/files/2019-05/GFMAM_THE_MAINTENANCE_FRAMEWORK_FIRST_EDITION_ENGLISH_VERSION.pdf
Какие же предметные области и практики ТОиР рекомендует внедрять и использовать GFMAM?
Семь предметных групп областей ТОиР и связанных с ними областей ТОиР показаны на структурной схеме ниже.
Предметными группами ТОиР являются:
- Потребность бизнеса
- Управление стратегией технического обслуживания
- Управление техническим обслуживанием
- Выполнение технического обслуживания
- Результаты управления техническим обслуживанием
- Постоянное улучшение
- Распределение ресурсов
Хотя на схеме показано, как области ТОиР соответствуют друг другу и целям бизнес-плана организации, единого общего рабочего процесса для управления техническим обслуживанием не существует. Рабочий процесс зависит исключительно от организации и ее среды.
Техническое обслуживание может быть полностью внутренним, частично внутренним или полностью внешним. Поэтому применение Системы управления техническим обслуживанием может варьироваться в зависимости от конкретных организационных обстоятельств.
Это очень важный момент. Потому что второй по частоте запрос, с которым к нам обращаются наши клиенты звучит так: «Продайте нам, пожалуйста, готовые методики (регламенты) по организации и выполнению технического обслуживания».
Помимо организационных особенностей каждой компании, при разработке регламентов, необходимо учитывать и уровень зрелости процессов организации. Т.е. система управления техническим обслуживанием выстраивается индивидуально для каждого предприятия. Для этого рекомендуется проводить аудит уровня зрелости процессов ТОиР с привлечением внешних экспертов для составления объективной картины текущей ситуации.
*****
Что же такое «Предметные области ТОиР» и для чего они нужны? Должны ли в компании быть охвачены все предметные области ТОиР? Какие практики ТОиР должны выполняться в каждой области?
ПРЕДМЕТНЫЕ ОБЛАСТИ — ОСНОВА СИСТЕМЫ ТОиР
Предметные области ТОиР — это субъект управления техническим обслуживанием, т.е. это те области деятельности по техническому обслуживанию, на управлении которыми необходимо сосредоточить свое внимание.
ГРУППА ОБЛАСТЕЙ ТОиР | ОБЛАСТЬ ТОиР | ||
1 | ПОТРЕБНОСТЬ БИЗНЕСА Потребности бизнеса определяют, что должно быть произведено, чтобы обеспечить безопасность, рентабельность инвестиций, рентабельность активов, рентабельность собственного капитала и уровень обслуживания. | 1 | Согласованность с целями управления активами и целями бизнеса |
2 | УПРАВЛЕНИЕ СТРАТЕГИЕЙ ТЕХНИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ Для достижения требуемой доступности и надежности активов необходимо определить эффективную стратегию технического обслуживания. Процесс выбора стратегии требует понимания необходимой функции актива, вероятных путей возможного отказа актива и рисков, связанных с этими механизмами отказа. | 2 | Учёт, регистрация, описание оборудования |
3 | Анализ критичности | ||
4 | Анализ отказов | ||
5 | Планирование обслуживания | ||
3 | УПРАВЛЕНИЕ ТЕХНИЧЕСКИМ ОБСЛУЖИВАНИЕМ Управление техническим обслуживанием — это собирательный термин для описания процесса управления руководством и организацией планирования и графикования, профилактического обслуживания, мониторинга состояния, выполнения работ по техническому обслуживанию, регистрации, анализа первопричин отказов, управления запасными частями и управления техническими данными, которые наглядно удовлетворяют целям организации и требованиям бизнеса. | 6 | Разработка процессов обслуживания |
7 | Предиктивное обслуживание | ||
8 | Превентивное обслуживание | ||
9 | Ремонтные работы (Корректирующие обслуживание) | ||
10 | Контроль и управление рабочими характеристиками оборудования | ||
11 | Инспекции оборудования | ||
12 | Требования (заявки) к проведению работ | ||
4 | ВЫПОЛНЕНИЕ ТЕХНИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ Эффективное выполнение заказа на работу гарантирует, что вся работа, которая должна быть выполнена, будет выполнена вовремя, без потерь человеческих и материальных ресурсов. | 13 | Объемное и календарное планирование |
14 | Координация работ | ||
15 | Проведение работы | ||
16 | Завершение работы и отчётность | ||
17 | Стоимость жизненного цикла | ||
5 | РЕЗУЛЬТАТЫ И ЦЕННОСТЬ ТЕХНИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ Результатом управления техническим обслуживанием является гарантия того, что активы доступны в случае необходимости и могут выполнять свои функции надежно и безопасно в соответствии со всеми указанными требованиями. Это относится к реализованной ценности на этапе эксплуатации жизненного цикла актива в балансе с понесенными затратами на техническое обслуживание. | 18 | Надёжность (безотказность) |
19 | Доступность оборудования (КТГ) | ||
20 | Согласованность | ||
21 | Стратегия | ||
6 | ПОСТОЯННОЕ УЛУЧШЕНИЕ Постоянное улучшение определяется как «повторяющаяся деятельность по повышению производительности» (ISO 55000). Поэтому непрерывное совершенствование можно рассматривать как общеорганизационную инициативу по постоянному совершенствованию процессов, а также производительности оборудования и персонала. | 22 | Планирования обслуживания |
23 | Надежность | ||
24 | Подготовка, выполнение, учёт и отчётность по работе | ||
25 | Трудозатраты и трудовые ресурсы | ||
7 | РАСПРЕДЕЛЕНИЕ И ЗАКРЕПЛЕНИЕ РЕСУРСОВ В управлении техническим обслуживанием распределение ресурсов или управление ресурсами - это планирование действий и ресурсов, требуемых мероприятиями по техническому обслуживанию, с учетом как доступности ресурсов, так и времени выполнения. | 26 | Материалы и запасные части |
27 | Услуги | ||
28 | Бюджетирование и финансы | ||
29 | Организационные требования | ||
Для того, чтобы компания была эффективна и результативна как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе, ей необходимо управлять всеми семью представленными группами областей ТОиР (или двадцатью девятью предметными областями). Если какие-то области не охвачены вниманием, или им уделяется недостаточное внимание, то компания теряет устойчивость и стабильность. Не зря документ GFMAM назван как «Концепция технического обслуживания», или «Maintenance Framework». Слово Framework можно перевести с английского языка как «конструкция», «опора». То есть описанные выше области ТОиР являются несущей конструкцией системы технического обслуживания. Убери один элемент – и вся конструкция рухнет.
Так, например, постановка целей перед ТОиР в соответствии с целями бизнеса (Группа №1), обеспечит согласованное взаимодействие между различными отделами и сотрудниками компании, так как все они будут нацелены на решение общей задачи.
Разработка стратегии технического обслуживания является важным строительным блоком в процессе обеспечения надежности актива. Это, в свою очередь, позволит избежать нежелательных рисков, связанных с отказами активов.
Управление техническим обслуживанием может быть использовано для повышения безопасности и надежности, совершенствования эксплуатационных процедур и стратегий. Успешное внедрение системы управления техническим обслуживанием может привести к повышению эффективности затрат, надежности активов и их доступности, а также к комплексному пониманию и управлению рисками.
Выполнение работ по техническому обслуживанию, выполненное в соответствии с разработанной системой планирования позволят поддерживать на складе только требуемые запасные части, дает понимание в объеме необходимой рабочей силы и необходимых компетенциях по техническому обслуживанию, что, в свою очередь, приводит к значительному снижению затрат на ТОиР.
Оценка результатов технического обслуживания позволяет управлять затратами, уменьшать потребность в капитальных инвестициях в оборудования, снижать стоимость жизненного цикла активов.
Постоянные улучшения являются основой устойчивого развития предприятия, позволяя ему оставаться конкурентоспособным и удовлетворять спрос потребителей, сохраняя при этом финансовую стабильность.
*****
Как и из чего построить устойчивую систему ТОиР?
Ответ на этот вопрос зависит от уровня зрелости компании. Возьмем для примера дом — у него обязательно должна быть базовая конструкция: фундамент, стены, крыша, окна, двери, система отопления. Без этого дом не пригоден для существования. Области ТОиР как раз и являются этой базовой конструкцией.
А вот для строительства вы можете использовать различные практики и материалы: дом может быть одноэтажный из дерева, трехэтажный из кирпича, высотный из бетона, металла и стекла… Т.е. вы, строя любой дом, сохраняете его базовую конструкцию, но используете доступные для вас практики, выбирая их из вашей потребности и доступных ресурсов.
Аналогично и в ТОиР. В зависимости от уровня зрелости компании вы используете те или иные практики обслуживания.
ПРАКТИКИ ТОиР
По аналогии со строительством дома: мы рассматриваем строительство стен (группа предметных областей), а стены могут быть внешние, внутренние, внутренние несущие (предметные области). Для каждого типа стен мы используем разные практики строительства и отделки.
Чтобы было более понятно, что мы называем практиками ТОиР, рассмотрим конкретный пример того, какие практики должны быть реализованы для того, чтобы существовала такая группа предметных областей ТОиР, как «4. ВЫПОЛНЕНИЕ ТЕХНИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ»:
4 | ВЫПОЛНЕНИЕ ТЕХНИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ Эффективное выполнение заказа на работу гарантирует, что вся работа, которая должна быть выполнена, будет выполнена вовремя, без потерь человеческих и материальных ресурсов. | 13 | Объемное и календарное планирование |
14 | Координация работ | ||
15 | Проведение работы | ||
16 | Завершение работы и отчётность |
Теперь посмотрим, какие практики могут входить в каждую предметную область в выбранной группе.
ПРЕДМЕТНЫЕ ОБЛАСТИ ТОиР | ПРАКТИКИ ТОиР | |||
13 | Объемное и календарное планирование | 13.1 | Заявки на проведение работ | Подача заявки-запроса на обслуживание |
Определение приоритета | ||||
Управление заявками | ||||
13.2 | Планирование | План работы | ||
Рабочий пакет | ||||
План на жизненный цикл | ||||
План остановочного ремонта | ||||
План капитального ремонта | ||||
13.3 | Графикование | Годовой график | ||
Месячный график | ||||
Недельный график | ||||
Ежедневный график | ||||
14 | Координация работ | Управление подрядчиками | ||
Управление инструментом и оборудованием | ||||
Управление запасными частями и материалами | ||||
15 | Проведение работы | Управление рабочей силой | ||
Допуск к работам | ||||
Заказ-наряд на работы | ||||
Фиксация данных | ||||
Использование материалов и запасных частей | ||||
16 | Завершение работы и отчётность | Закрытие заказ-наряда (задания на работу) | ||
Проверка данных | ||||
Оценка эффективности работы. | ||||
Уровень зрелости выполняемых практик может быть разным, какие-то практики на низких уровнях зрелости являются необязательными. Но именно выполнение практик ТОиР приносит результат для компании. Можно оценивать эффективность и результативность этих практик. Разрабатывать бизнес-процессы и использовать автоматизированные системы управления ТОиР для облегчения рутинных операций, необходимых для реализации этих практик. Обучать персонал выполнению практик. Т.е. практики ТОиР — это наш строительный материал, из которого мы строим систему ТОиР в соответствии с заданной конструкцией.
*****
Мы привели только небольшой фрагмент существующих практик для одной предметной группы областей ТОиР. Как же руководителю ТОиР можно разобраться во всей структурной схеме ТОиР, в ее концепции, и научиться эффективно управлять областями и практиками ТОиР?
На самом деле — стоит ли задача внедрения компьютерной системы или построения прозрачной, управляемой и эффективной системы обслуживания — цель у компании одна. Надо представить разные варианты сочетания практик обслуживания, и то, как они будут выполняться на предприятии. Для этого надо понять, что делают и как связаны между собой практики обслуживания.
*****О том, какие бывают области и практики ТОиР, а также о том, как определить их уровень зрелости и измерить эффективность их выполнения мы говорим на нашем курсе "УПРАВЛЕНИЕ ТОиР" — https://toir.pro/local/crw/course.php?id=317